時間管理一直以來都是我關注的主題之一

若要我簡單歸納什麼是時間管理,以下2個概念是我手中的時間管理工具

1.時間管理矩陣(Eisenhower Box)

時間管理矩陣.png  

資源來源:Get Lucky!助你好運:九個心理習慣,讓你用小改變創造大運氣(作者:劉軒)

 

2.GTD(Getting Things Done)

此概念出自時間管理專家David Allen,但我對GTD的了解是來自於張永鍚的文章「如何成為時間管理的黑帶高手」

時間管理黑帶高手.png  

資源來源:如何成為時間管理的黑帶高手(張永鍚)

 

身為一位時間管理的業餘研究者,當本書出版書時,不免俗的要仔細研究研究,那這本書究竟帶來何種新概念與做法?讓我們看下去。

最上最重要的3件事.png  

本書架構其實很簡單,主要是透過3大習慣的養成來說明如何進行時間管理

1.習慣一:要事優先

也就是所謂的先吃掉青蛙(frog),青蛙是時間管理中的專業術語,指的是「一天中最重要的那件事」,大家都知道重要的事要先做,但要怎麼做?書中提供了FAST原則供參考

・F(Frog):找出青蛙,即一天中最重要的一件事

・A(Action):將事項以action list方式列出

・S(Slice):當事情很複雜時,試著切割成數個小action

・T(Time):透過「專注」、「休息」的高效率時間方法,有效處理事情 e.g蕃茄鐘方式

 

2.習慣二:清空收件匣

這部份是本書的精華了 ,作者以一張「時間管理帝王表」,統合與歸納如何有系統化的進行時間管理

時間管理帝王表_空白.png  

簡單來說:

1. 表格上半部(LINE):你的雜事來源,雜事可能會由即時通訊工具來,可能由郵件來,可能寫在紙本記事本中,也可能來自其他管道e.g.拍照

2. 表格中段(捅人利器):蒐集完雜事後的處理方式,分別為

 ・器(丟棄):沒有處理價值的雜事,想都別想,直接丟棄

 ・利(立即處理):可以在幾分鐘內處理完的事,不要拖延,立即處理

 ・人(授權他人):可以交辦出去的,不用客氣,授權他人

 ・捅(放入系統):透過以上3種方法篩選後,仍留存下來的,以表格下半部的系統化方式處理

3. 表格下半部:如何系統化處理雜事

 ・與時間有關的,放入行事曆中管理 

 ・可歸屬於某專案或任務的,納入該專案與任務中進行管理

 ・單一事件,以action list方式處理

 ・目前用不到,但有參考價值的,歸入資料庫中,待日後可查詢

 

表格填寫完後,希望能從中找到一個統合的中樞工具(可能是軟體,也可能是紙本工具) ,以下為我半年前的完成的版本,當時的中樞工具是Trello

 時間管理帝王表_Rex.png  

3.習慣三:Reboot

這部份比較像是心法,就是要定期「重開機」,讓自己能有時間「重新檢視」,頻率可以是每日,每週,每月,作者建議以每日「晨間日記」的方式進行。

晨間日記.png  

晨間日記由9個格子組成,格子內容並非固定不變,而是因人可自行定義,主要是長期且對自己很重要的9個面向(可能是學習、工作、建康、家人關係⋯⋯),每日早上以「檢視」角度(不是寫日記角度)」好好檢視一番。由此看來,晨間日記確實是種結構性檢視自己的系統化做法,至於是否需天天做,就看個人需要了。目前我是不定期(週或月),針對幾個重要面向來檢視,未來應可比照晨間日記的架構,再納入其他重要面向。

 

總結心得:

本書做到了以「系統化」方法,step by step說明如何進行好時間管理,主要流程如下:

蒐集雜事>加工雜事>組織雜事(授權他人、立即處理、丟棄)>納入系統(行事曆、任務管理、行動管理、參考資料庫)

讀完本書後,我手中的時間管理工具,除了「時間管理矩陣」與「GTD」外,又多了「時間管理帝王表」一項

 

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